Les Etablissements de Services Sociaux et Médico-sociaux (ESSMS) entament la rentrée avec un dossier important : celui du choix de l’organisme évaluateur autorisé par la HAS avec lequel ils contractualiseront la mise en œuvre des évaluations attendues, pour les premiers établissements désignés, d’ici le 30 juin 2023.
La liste des organismes autorisés[1] à effectuer les évaluations est d’ores et déjà disponible sur le site de l’HAS ainsi que le nouveau cahier des charges exigeant, pour ces derniers « une intervention indépendante des organismes évalués, leur professionnalisation et celle de leurs intervenants, le respect de la réalisation des évaluations sur la base des outils et méthodes de la HAS et l’engagement de contrôles renforcés de l’activité des organismes »[2].
Inscrit parmi les premiers organismes autorisés par la HAS pour les évaluations et fort d’une expérience confirmée avec plus de 700 évaluations en ESSMS réalisées jusqu’à aujourd’hui, 4 As a déjà été sollicité par de nombreux établissements et services.
Et des questions récurrentes nous sont posées par les établissements :
Comment rédiger mon appel d’ouverture à la concurrence ?
Que doit-il contenir ?
Quels sont les points de vigilance etc... ?
Le contexte
Au-delà du caractère règlementaire obligatoire de cette démarche, l’évaluation de vos établissements et services est une étape fondamentale, qui s’inscrit dans un contexte global d’amélioration continue de la qualité de vos activités et offre de services.
Véritable opportunité pour l’ensemble des acteurs (gestionnaires, professionnels, personnes accompagnées et leurs proches…) de bénéficier d’un retour extérieur et impartial sur la qualité des prestations grâce à des observations adaptées au terrain professionnel, ce temps d’évaluation doit être, pour vous un outil de pilotage, de management mais aussi et surtout, l’importunité d’un espace de dialogue portant sur le sens de l’action et des valeurs au cœur de vos établissements et services.
1ère étape : établir votre appel d'offres
Avant de choisir l’organisme avec lequel vous allez travailler, vous devez pouvoir rédiger clairement votre appel d’ouverture à la concurrence. Il s’agit du document que vous allez transmettre aux organismes pour détailler votre demande, vos besoins et vos attentes. Ce principe de mise en concurrence est obligatoire et vous devez justifier de la sollicitation de 2 organismes différents au minimum. Vous pouvez bien sûr élargir votre diffusion à un plus grand nombre d’organismes. Le document rédigé dans le cadre de cette mise en concurrence correspond à ce que l’on nomme le cahier des charges.
💡 Conseil
Lorsque vous lancez un appel à la concurrence, soyez rigoureux sur vos attentes et vigilants à la manière dont l’organisme va définir et incarner son positionnement. L’évaluation n’étant ni un contrôle, ni un audit, elle doit permettre la production d’une analyse inscrite dans une logique d’aide à l’intervention. La posture des évaluateurs doit favoriser la compréhension des actions, leur pertinence, les effets prévus et imprévus, l’efficience du processus tout en sachant considérer le contexte institutionnel et environnemental dans lequel cela s’inscrit. Loin d’être une photographie figée, elle doit pouvoir faire état du système complexe et riches d’acteurs diversifiés de votre ESSMS.
Etape 2 : le contenu et la structure de votre appel d'offres
Une description claire et une demande explicite c’est autant de temps gagné lors de l’étude des réponses !
Votre présentation peut être simple mais complète. Pour ne rien oublier, voici un plan type qui devrait vous permettre de balayer l’ensemble des éléments nécessaires :
Présentez succinctement l’objet de votre appel à mise en concurrence
Présentez votre ESSMS
Décrivez votre établissement, vos différents services
Donnez quelques éléments sur le gestionnaire, l’organisation humaine (donnée importante pour faciliter la communication entre les organismes et vous mais aussi pour la gestion de la planification de l’évaluation dans un second temps)
Précisez votre projet global, vos missions, le type de public accompagné.
N’hésitez pas à agrémenter aussi de quelques données concernant votre périmètre d’intervention et l’environnement dans lequel œuvre votre structure
💡 Conseil
Veiller à expliciter précisément les termes utilisés. La notion de « pôle », de « service », de « plateforme », de « site » etc…peut varier en fonction du vocabulaire utilisé dans chaque ESSMS.
3. Présentez le contexte et le projet lié à votre appel à concurrence : quels sont vos délais ? combien d’évaluations sont attendues en fonction du nombre de sites/services ? quelles modalités de concertation sont à prévoir lors des phases initiales mais aussi tout au long du processus d’évaluation ?
4. Indiquez la mise en œuvre que vous souhaitez : avez-vous des attentes particulières sur le déroulement ? c’est le moment de pouvoir préciser vos besoins afin de tenir compte de vos contraintes et éventuelles particularités liées à votre activité
5. N’hésitez pas à préciser les conditions d’accès à l’information et aux documents disponibles
6. Indiquez les livrables que vous souhaitez recevoir de la part de l’organisme
Lorsque 4 As effectue une évaluation, nous fournissons un kit complet et sécurisé à chaque ESSMS afin que l’ensemble des étapes soient précisément suivies et compréhensibles pour tous. Par ailleurs, notre travail ne s’arrête pas à la réalisation du rapport final mais se poursuit au-delà avec le retour d’un bilan complet de chaque site mettant en lumière les points forts et bonnes pratiques existantes, afin de valoriser les actions réalisées, et le travail des professionnels. Il indique également des axes de progrès, fondés sur le cadre règlementaire ainsi que sur l’expérience professionnelle des évaluateurs en collant au plus près à votre réalité.
7. Précisez le contenu des offres attendues :
Par exemple : les enjeux, une explication de la démarche proposée : méthodologie, livrables et sollicitations internes à prévoir, le planning proposé, les profils des évaluateurs, le listing des documents proposés à transmettre en amont de l’évaluation, des exemples concrets de prestations similaires avec d’autres ESSMS…
8. Indiquez le calendrier relatif à l’appel de mise en concurrence : date d’ouverture, dates des différentes étapes de sélection, date de décision
9. N’oubliez pas de préciser les coordonnées des personnes référentes pour les questions et réponses relatives à votre appel de mise en concurrence
10. Il peut être intéressant de préciser vos critères de choix, c’est-à-dire les éléments que vous allez prendre nécessairement en compte pour faire votre choix entre les différents organismes : engagement qualitatif, éléments financiers, engagement en matière de RSE…
Et avec ces éléments, comment reconnaitre la crédibilité de la proposition faite par l’organisme évaluateur ?
Chez 4 As, nous accordons un soin tout particulier à pouvoir vous livrer une information complète et transparente conformément à nos valeurs et notre déontologie d’intervention
Nous communiquons précisément sur les références et expériences des évaluateurs et nous engageons à maintenir les mêmes professionnels tout au long de la démarche. Si une éventuelle modification ultérieure de l'équipe d'évaluateurs est nécessaire, vous en êtes avertis et donnez votre accord au préalable sur le choix de ces intervenants
Nous mettons en œuvre un processus de recrutement, de formation, d’accompagnement et de surveillance de nos évaluateurs exigeant afin de garantir leur capacité à définir des questions adaptées, constructives et tenant compte des réalités de votre contexte particulier
Nous avons comme priorité de veiller et garantir la capacité de nos évaluateurs à se situer dans une logique d'écoute des professionnels et des personnes accompagnées pour faire émerger les bonnes pratiques existantes
Nous proposons un plan d'intervention clair et respecté : étapes, méthode d'évaluation envisagée, modalités de recueil des informations communément validé avec l’ESSMS
Nous établissons une proposition financière transparente et argumentée notamment sur le nombre de jours pour chaque étape de la procédure et le prix par journée
[1] Selon le cadre fixé par le décret du 28 avril 2022 relatif à l'accréditation des organismes pouvant procéder à l'évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS) [2] ARTICLE HAS - Mis en ligne le 13 mai 2022 - Mis à jour le 27 juin 2022 « Les organismes accrédités »