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Qualiopi - Comment préparer son audit de surveillance ?

Pour préparer au mieux son audit de surveillance, il faut déjà comprendre son objectif et les différences avec l'audit initial...


Objectifs de l'audit de surveillance

L'extrait de l'arrêté du 6 juin 2019 pour l'audit de surveillance est le suivant :

« L'audit de surveillance permet de vérifier […] que le référentiel en vigueur est toujours appliqué »

« […] Une attention particulière est prêtée aux non-conformités identifiées lors du précédent audit ainsi qu'à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action mises en place »


Lors de l'audit initial, vous aviez déjà démontré l’adéquation de vos processus avec les exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Les éléments de preuve que vous aviez alors présentés permettaient d’illustrer l’adéquation entre ce que vous aviez défini (procédure, mode opératoire…) et ce qui était en place (éléments de preuve).


En revanche, pour l'audit de surveillance, il s’agira donc de démontrer votre capacité à tenir compte des évolutions de votre environnement professionnel et à mettre en œuvre une démarche d’amélioration continue, tout en garantissant le respect des exigences du RNQ.

🛑Point de vigilance : Cas des OPAC ayant bénéficié d’un audit initial sur une durée aménagée et ceux audités en nouvel entrant (certains indicateurs n'auront pas été audités lors de l'audit initial...).


L'audit de surveillance sera ainsi intégralement personnalisé en fonction de votre situation lors de l'audit initial, les résultats de l'audit initial, les évolutions de votre organisme, et votre process d'amélioration continue.


Quand passer son audit de surveillance Qualiopi ?

Comme dans chaque projet, une des clés pour sa réussite concerne le temps... Il faut donc se poser la question "Quand ?" qui est d'autant plus importante pour l'audit de surveillance étant donné que les différents arrêtés ont rendu la situation un peu complexe...

Ce schéma devrait rendre les choses un peu plus claires (en tout cas, on l'espère !😊)...


Pour les OF dont le certificat a été obtenu après le 1er janvier 2021, l'audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 22e mois suivant la date d'obtention de la certification.

Pour les OF dont le certificat a été obtenu avant le 1er janvier 2021 (certificat valable 4 ans), l'audit de surveillance est réalisé entre le 14e et le 28e mois suivant la date d'obtention de la certification.


Nous allons nous attarder sur la première catégorie (ceux certifiés après le 1er janvier), car l'audit de surveillance peut arriver très vite... Prenons l'exemple d'un OF certifié en février 2021 :

  • Il a la possibilité de passer son audit entre avril 2022 et décembre 2022. Nous vous conseillons de passer l’audit en début de période afin de ne pas télescoper l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement qui arrive très tôt sinon

  • Il faut idéalement passer son audit de renouvellement environ 6 mois avant l’échéance du certificat pour (i) avoir le temps de préparer (ii) gérer d’éventuelles NC (iii) prendre en compte le temps entre l’audit et la décision du comité….

Ainsi, si vous passez l’audit de surveillance au 20ème mois (à la fin de la période possible), les deux audits (audit de surveillance et de renouvellement) vont s’enchaîner très vite... Idéalement, laissez une bonne année entre les deux…


Quels sont les thèmes / indicateurs qui seront abordés en priorité par l'auditeur ?

Vous trouverez ci-dessous un tableau récapitulatif de l'ensemble des thématiques essentielles sur lesquelles devrait se concentrer l'auditeur pour l'audit de surveillance.

Thématiques abordées par l'auditeur

Détail

Risque

Revues des non-conformités lors de l’audit initial

Une attention particulière sera prêtée aux non-conformités identifiées lors de l’audit initial

  • Lorsqu’une non-conformité mineure n’est pas résolue, elle se transforme en majeure (vérification de la mise en œuvre du plan d’action présenté en audit initial)

  • Si une non-conformité majeure n’a pas été levée, le prestataire risquera alors une suspension de sa certification. Il sera donc particulièrement important de vérifier que les plans d’actions correctifs que le prestataire s’était engagé à mettre en place l’ait réellement été

Potentiel focus sur les NC majeures

L’audit de surveillance étant d’une durée généralement plus réduite que l’audit initial, l’auditeur pourrait « raisonner risque » et accorder une attention particulière aux indicateurs avec NC majeures

Non-conformité majeure

Process d’amélioration continue

Une attention particulière sera prêtée à l'efficacité des actions correctives et des mesures préventives du plan d'action mises en place : il faut démontrer la mise en place d’une démarche d’amélioration continue

​Ne pas avoir suivi la mise en place de son plan d’action entre l’audit initial et l’audit de surveillance

Evolution de la situation de l’OPAC

En fonction de l’évolution de la situation de l’OF, l’auditeur pourra décider d’auditer des indicateurs en particulier ou d’échantillonner des dossiers spécifiques. Quelques exemples :

  • Evolution de l’offre de formation : formations certifiantes (nouveaux indicateurs & potentiellement échantillonnage)

  • Evolution de l’organisation avec de plus nombreux prestataires (indicateur 27)

  • Développement de nouvelles formations : échantillonnage de dossiers sur cette action etc…

  • Ajout d’un site dans le périmètre de certification

Ne pas avoir fait évoluer ses pratiques au regard de la nouvelle organisation / offre de l’OPAC

Situation de l’OPAC lors de l’audit initial

Plusieurs cas de figures :

  • Nouvel entrant : l’auditeur devrait se concentrer sur les indicateurs non audités et sur la mise en œuvre de ceux audités

  • OPAC ayant bénéficié d’un audit aménagé : l’auditeur devrait se concentrer sur les indicateurs non audités lors de l’audit initial

Non-conformités sur les indicateurs non-audités

Vérification de l’usage du logo Qualiopi

Les organismes certificateurs s’assurent, tout au long du cycle de certification, du respect de l’usage de la marque

  • En cas de manquement constaté aux dispositions du Règlement d’usage, après que l’OPAC a été appelé à s’expliquer, il lui notifie les manquements avérés par tous moyens et le met en demeure de se mettre en conformité

  • À défaut de mise en conformité, il peut procéder à la suspension, au retrait ou au non-renouvellement de la certification

Comment se préparer au mieux ?

Nous préconisons les étapes suivantes :

  • Comprendre la philosophie de l'audit de surveillance (cf supra) ou regarder notre webinaire sur l'audit de surveillance

  • Réaliser un bilan de votre audit initial

  • Identifier et prendre en compte les évolutions de votre OPAC

  • Planifier et organiser les actions à entreprendre / définir les jalons

Nous sommes naturellement à votre disposition pour vous accompagner sur cette préparation ou réaliser un audit à blanc avant votre audit de surveillance. N'hésitez pas à nous contacter !


Comment se former pour l'audit de surveillance ?

Nous avons développé plusieurs formations actions sur mesure en intra-entreprise. Chaque formation est réalisée par un seul et même formateur qui suivra votre organisme pendant toute la durée de votre formation.

L'ensemble de ces formations sont référencées sur AKTO, et sur le catalogue en ligne Espace Formation d'AKTO.


Formations audit de surveillance

  • Pérenniser sa certification Qualiopi en préparant efficacement son audit de surveillance - (OF avec audit initial complet) : détails & inscription

  • Pérenniser sa certification Qualiopi en préparant efficacement son audit de surveillance - (OF avec durée d'audit aménagé ou nouvel entrant) : détails & inscription


Formations extension de certification Qualiopi sur une nouvelle catégorie d'action

  • les organismes souhaitant étendre leur certification Qualiopi vers une autre catégorie d’action (VAE ou CBC) : détails & inscription

  • les organismes souhaitant étendre leur certification Qualiopi vers une autre catégorie d’action (CFA) : détails & inscription


Autres formations

Mettre en place un référent handicap

Développer une activité de centre de formation des apprentis (CFA)

Enregistrer un projet de certification au Répertoire Spécifique (partie 1) : Analyser la faisabilité du projet et conduire le projet

Enregistrer un projet de certification au Répertoire Spécifique (partie 2) : produire les référentiels attendus et déterminer les procédures de contrôle nécessaires



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