1️⃣La première étape consiste à choisir son certificateur, signer un devis et idéalement bloquer une date pour l’audit initial (liste des certificateurs accrédités ou autorisés par le COFRAC).
❗ Points de vigilance : il faut bien identifier son périmètre de certification au regard des 4 catégories d'actions et vérifier si votre OPAC n’a pas une structure multi-sites (identifier ses sites comme défini dans l'arrêté du 6 juin 2019). Ces deux éléments influent sur le nombre de jours d’audit et par conséquent sur le devis.... Si vous avez fait le choix d’un système multi-sites, l'identification claire et précise de vos sites est une des premières étapes avant la mise en place ou le déploiement de votre système qualité. En ce qui concerne la date de l’audit initial, programmez-la en prenant en compte votre temps de préparation et/ou d’accompagnement, un éventuel audit à blanc et la levée des potentiels écarts identifiés.
2️⃣ La deuxième étape est la planification de l'audit. L’auditeur transmet un plan d’audit à l’OPAC. Ce dernier doit le lui renvoyer, en y indiquant préalablement les personnes ressources (nom, fonction) qui seront mobilisées, selon les différents thèmes et créneaux prévus au plan.
❗ Points de vigilance : il faut s'assurer que les interlocuteurs nécessaires soient disponibles le jour de l'audit (l’auditeur aura besoin de recueillir toutes les informations et éléments démontrant l'application des attendus du Référentiel National Qualité dans votre système et vos process). Il est également important de s'assurer de disposer de tout le matériel (exemple : vidéoprojecteur) et des accès aux outils (ERP, CRM, etc.) nécessaires pendant l'audit, notamment au regard des mesures sanitaires.
3️⃣ La troisième étape est l’audit initial qui peut avoir lieu sur site ou à distance (uniquement jusqu’au 31/12/2020) : apportez des réponses claires et précises à l'auditeur / auditrice, avec les éléments de preuve associés. N’hésitez pas à lui demander une reformulation de sa question si celle-ci n’est pas claire. N’oubliez pas que l’on reste dans cette logique de démonstration : c'est par conséquent aux audités de démontrer et d’expliquer clairement en quoi leurs pratiques répondent aux attendus du Référentiel National Qualité. Il n'y a en réalité pas de bonnes ou de mauvaises réponses : c'est une question de cohérence et d’adéquation, avec son marché, son public, ses domaines d’activité et les contraintes associées… Donnez du sens et créez du lien entre vos process, vos pratiques et les éléments présentés à l’auditeur / auditrice !
4️⃣ La quatrième étape concerne les éventuelles non-conformités : il est nécessaire d’apporter les réponses adéquates à l'auditeur selon le statut de la non-conformité (majeure ou mineure) et selon la nature de l’écart constaté par l'auditeur.
« En audit, une non-conformité est un écart total ou partiel au regard des exigences et/ou du niveau attendu par le référentiel d’audit (ici le RNQ). »
❗ Points de vigilance : une action corrective doit démontrer que vous avez également identifié la cause de l’écart (par rapport au niveau attendu par le RNQ) et mis en place une solution permettant d’éviter qu'il ne se reproduise. Il ne s'agit donc pas simplement de mettre un pansement sur la cause de la non-conformité… En outre, le délai pour transmettre ces éléments est important, d’autant plus si vous passez un audit aménagé et que votre certificat CNEFOP arrive à échéance bientôt ! Il faut en outre compter généralement quelques semaines pour que l’organisme certificateur délivre le certificat une fois les réponses apportées aux écarts.
Contactez nous pour toute demande d'un audit à blanc pour une mise en situation avant le jour J et vérifier que toutes les exigences du RNQ sont bien satisfaites !