Cet article constitue la 3ème et dernière partie de notre dossier thématique sur les modalités pratiques pour engager les démarches de l’évaluation des ESSMS auprès des organismes autorisés par l’HAS.
Vous avez déjà pu trouver sur notre site deux articles afin de vous guider et de vous apporter quelques réponses concernant les démarches liées à l’évaluation de vos établissements/services. Notre dossier thématique sur le sujet vous propose donc :
Un premier article intitulé : « Evaluation de la qualité des ESSMS : lancer son appel d'offres » Evaluation de la qualité des ESSMS : rédiger son appel d'offres (4-as.fr)
Un second article intitulé : « La sélection de l’organisme autorisé, un guide pas à pas pour vous aider » précisait les points de vigilance à avoir ; La sélection de l’organisme évaluateur de la qualité en ESSMS (liste HAS) : un guide pas à pas pour (4-as.fr)
Et pour finir, notre 3ème article ! Vous avez reçu plusieurs réponses à votre consultation pour l’évaluation de la qualité de votre/vos ESSMS. Ainsi, vous répondez déjà au pré-requis d’ouverture à la concurrence et vous disposez d’éléments comparatifs intéressants ! Et maintenant, il vous faut opérer un choix …Mais comment choisir entre les différentes propositions ? Et comment finaliser le document contractuel ? On vous aide à y voir un peu plus clair et à savoir comment réaliser vos entretiens de sélection !
1ère étape : Se fixer des objectifs pour les entretiens avec les différents organismes
Avant de vous lancer dans les entretiens à proprement parlé, nous vous conseillons de pouvoir vous préparer afin de vous assurer de poser les bonnes questions.
Sachez que vous pouvez choisir librement de faire des entretiens avec un ou plusieurs organismes en fonction de vos souhaits/besoins (l’entretien se fera de manière systématique, après une phase de présélection, si vous avez choisi de l’annoncer comme une étape obligatoire de la procédure dans votre cahier des charges). Les objectifs de ces entretiens sont multiples :
S’assurer de la compréhension par l’organisme candidat de votre demande et des spécificités de votre ESSMS (expérience dans le domaine ? pour ce type de prestations, auprès de ce public ? nombre de sites concernés et donc de rapports à transmettre ?)
Vérifier que l’organisme candidat propose une démarche globale conforme aux obligations règlementaires mais aussi à vos attentes spécifiques conformément aux valeurs portées par votre structure
Clarifier certains points de la proposition qui ne vous semblent pas suffisant précis, portant à confusion ou non compris.
Conseil : N’hésitez pas, dans ce dernier cas, à pouvoir demander à l’organisme de vous faire un retour écrit par mail des éléments de clarification/précisions, que vous aurez eu l’occasion d’aborder à l’oral lors de l’entretien. 2ème étape : Les points abordés pendant les entretiens Le temps défini pour les entretiens, en fonction de vos possibilités et du nombre d’organismes retenus, est en général à envisager sur 1 heure.
Vous pouvez proposer un cadrage du temps en 3 ou 4 parties et y attribuer des temps définis ou indicatifs. Par exemple :
Présentation de l’organisme et de son équipe (10 min)
Présentation de l’offre technique (20/30 min)
Présentation de l’offre tarifaire (10 min)
Echanges questions/réponses (10/20 min)
Cela vous permettre ainsi de pouvoir bénéficier d’informations importantes, certaines se trouvant déjà dans les réponses à appel d’offre, comme :
- Présentation de l’organisme :
Quels sont ces domaines et champs d’intervention ? évaluations, audits, contrôles, formations, accompagnement ? auprès de quel type de client ? Cela vous donnera déjà des indications précieuses sur l’expérience de l’organisme mais aussi sa capacité à se situer dans une réelle posture d’évaluation et non pas d’audit ou de contrôle
- Présentation des professionnels dédiés à l’évaluation des votre ESSMS
Quelle est la composition de l’équipe de professionnels ? Le Chef de Projet et Référent SMS sont-ils bien salariés de l’organisme ou ne s’agit-il que d’évaluateurs indépendants externes à la société ? Quelles sont les expériences antérieures des professionnels ? (Connaissent-ils le domaine professionnel qui est le vôtre ?)
A savoir : Le nouveau cadre règlementaire des évaluations en ESSMS impose le croisement des regards des évaluateurs qui devront nécessairement être au nombre de 2 au minimum (contrairement aux anciennes évaluations externes où un seul évaluateur pouvait mener la démarche au sein de l’ESSMS).
Par ailleurs, pour les établissements/services agissant dans le secteur médico-social, nous vous recommandons très fortement que l’équipe d’évaluateurs comporte un professionnel de santé et un professionnel d’action sociale
La section 2 du chapitre III de l’annexe 3-10 au CASF1 fait état que « s'agissant des qualifications et compétences des évaluateurs, au nombre des critères demandés figurent les éléments suivants :
Une expérience professionnelle dans le champ social ou médico-social ;
Une formation aux méthodes évaluatives s'appuyant sur celles existant en matière d'évaluation des politiques publiques et comportant une méthodologie d'analyse pluridimensionnelle, globale, utilisant différents supports ;
Des connaissances actualisées et spécifiques dans le domaine de l'action sociale, portant sur les recommandations de bonnes pratiques professionnelles validées, sur les orientations générales des politiques de l'action sociale et sur les dispositifs ;
En fonction de l'offre disponible, le commanditaire privilégie le caractère transversal et la capacité d'adaptation à la diversité des problématiques des évaluateurs ;
Des modalités de travail qui garantissent un examen contradictoire des points de vue exprimés. »
- Présentation de la méthodologie et des outils spécifiques utilisés pour l’évaluation
Quelles sont les étapes précises du plan d’intervention ? quel retroplanning est envisagé pour s’assurer du respect des délais ? Qu’en est-il du pré-rapport et du rapport final ? Comment est envisagée la phase de recueil et d’étude documentaire, garantissant la sécurisation des données ? Comment est envisagée la phase contradictoire avec l’ESSMS (temps attribué, modalité des échanges…) ? Quels seront les autres livrables fournis, en dehors du rapport sur Synaé… ? Y-a-t-il un bilan global par établissement ou des différents établissements, si plusieurs sont concernés, pour vous permettre d’avoir une vue globale des éléments (points forts, axes d’amélioration…).
- Présentation des engagements déontologiques et des valeurs portées par l’organisme dans le but de mieux connaitre les savoirs être associés aux savoirs faire des évaluateurs
Comment l’organisme assure le respect de la confidentialité2 et de son indépendance ? Comment peut-il expliquer, et si besoin rassurer les professionnels de l’ESSMS, sur les enjeux et déroulement de l’évaluation ? Comment gère-t-il les situations complexes : tensions, imprévus, entretiens avec des publics dits « fragiles » ? Quels sont les savoirs être indispensables d’un évaluateur ?...
Conseil : Si l’organisme ne vous a pas fourni, avec sa réponse à appel d’offre, le CV des évaluateurs pressentis pour l’évaluation de votre ESSMS, demandez-lui de pouvoir vous donner ces indications avant d’effectuer votre choix final. Par ailleurs, il est intéressant de pouvoir exiger que votre accord préalable soit sollicité de façon explicite si un changement d’évaluateur devait avoir lieu.
IMPORTANT : Lors de l’entretien, exigez la présence du Chef de Projet et/ou un évaluateur référent qui participera à la mission d’évaluation et non uniquement le responsable légal de l’organisme candidat. En effet, ce seront eux qui feront le lien avec vous pour toute la durée du processus d’évaluation, se chargeront du rapport et de sa vérification…ils doivent donc montrer une connaissance fine de vos prestations et bien comprendre vos besoins.
3ème étape : LA CONTRACTUALISATION AVEC L’ORGANISME HABILITÉ SÉLECTIONNÉ
Les entretiens avec les différents organismes sont aussi l’occasion pour vous de pouvoir mener l’ensemble des négociations qui vous paraissent importantes, incluant celle du tarif de la prestation. Cela peut permettre, à la suite de certaines précisions, de rectifier différents éléments apporter lors de la première proposition.
Concrètement, le contrat établi avec l’organisme que vous allez retenir, sera négocié en vous basant sur les documents reçus à la suite de votre appel d’offre et aux compléments/modifications apportés lors de l’entretien réalisé.
Conseil : Soyez vigilants à bien préciser les éléments liés au calendrier de réalisation de l’évaluation, au choix des intervenants et de votre validation quant aux sélections et changements éventuels ainsi qu’au respect de l’ensemble des étapes et de leur temporalité (particulièrement concernant la durée attribuée à la phase contradictoire).
Pour information : Cette notion de contrat ne s’applique pas aux procédures d’achat public
Certaines clauses spécifiques peuvent être ajoutées au contrat :
Respect du cadre légal et réglementaire selon le statut juridique de l’ESSMS (code des marchés publics, procédure réglementée d’achat…)
Absence de conflit d’intérêt et de non-respect de l’engagement pris lors de la démarche d’autorisation faite auprès du COFRAC selon le cahier des charges rédigé par l’HAS. Il peut également être précisé au contrat une clause selon laquelle l’organisme autorisé à remettre une déclaration sur l’honneur attestant du respect des conditions du cahier des charges, et du dossier d’habilitation dont l’engagement des organismes fait partie (règles de conduite en matière d’intégrité, d’objectivité, de confidentialité et de compétences).
Clause contre le risque de suspension ou de retrait de l’autorisation de l’organisme par le COFRAC pendant la mission. La décision de suspension ou de retrait d’autorisation, motivée par un manquement de la part de l’organisme à ses obligations, prive ce dernier de la possibilité de procéder ou finaliser sa mission d’évaluation. Vous devrez alors rechercher un nouvel organisme autorisé puisque, toutes les missions d’évaluation en cours d’exécution sont interrompues définitivement. Si une décision de ce type intervient pendant l’évaluation, le contrat peut utilement préciser dans quelle mesure la relation contractuelle est rompue, les conditions financières de cette rupture en incluant les éventuels dommages et intérêts et excluant une forme d’indemnité pour l’organisme autorisé. Le contrat doit indiquer, pour l’organisme retenu, l’obligation de vous informer sans délai d’une décision de suspension ou de retrait de son autorisation.
Acter un droit de regard et de validation en cas de changement d’un ou plusieurs membres de l’équipe d’évaluateurs
Préciser les éléments en matière de carence ou inexécution totale ou partielle du contrat ; une clause peut préciser les modalités de résiliation et les remboursements d’éventuelles avances.
Et enfin… pour la signature du contrat ou du marché, l’organisme retenu signe en premier le document formalisant les éléments de son offre.
Quelle que soit la personne référente dans votre structure pour la gestion des appels d’offre et contrats, nous vous conseillons de toujours faire également signer le directeur ou le responsable de l’ESSMS qui sera évalué.