Cet article est le second de notre dossier thématique spécifique concernant « l’évaluation des ESSMS », si vous ne l’avez pas encore lu, nous vous invitons à en prendre connaissance en cliquant sur ce lien : Evaluation de la qualité des ESSMS : rédiger son appel d'offres (4-as.fr)
Sécuriser sa sélection : quels critères essentiels pour choisir l’organisme avec qui travailler ?
👉1ère étape : Assurez-vous de l’adéquation entre l’organisme autorisé et votre établissement, attention au risque de conflit d’intérêt !
En tant que commanditaire, il est essentiel pour vous de vous assurer, dès le départ de votre démarche, de l’absence de tout risque de possibles conflits d’intérêt pour l’organisme évaluateur et l’ensemble de ses intervenants. Cela doit constituer la 1ère marche de toutes les autres étapes de votre sélection.
Sur ce point, le cadre législatif (cf. annexe 3-10 au CASF) et règlementaire (via le « Cahier des Charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation des ESSMS »), nous rappelle les valeurs fondamentales inhérentes à toutes démarches d’évaluation :
IMPARTIALITE : l’organisme et l’ensemble de ses intervenants s’engagent à écarter de leur pratique toutes démarches d’assistance, de conseil, de consulting ou de coaching et cela durant les 24 mois précédant la visite et pour les 12 mois suivant la visite d’évaluation.
Comme le précise le Cahier des Charges applicable aux organismes chargés de l’évaluation des ESSMS : « les délais s’entendent à compter de la date de réalisation de la mission d’évaluation de l’ESSMS considéré, soit le 1er jour de la visite d’évaluation. »
INDEPENDANCE : l’organisme répond aux exigences fixées par la norme EN ISO/IEC 17020(1) et dispose d’une procédure spécifique pour la prévention des conflits d’intérêts. Il démontre ainsi, pour chacun des intervenants, la présence d’une déclaration écrite individuelle indiquant tout lien d’intérêts susceptible de compromettre son indépendance dans la réalisation des missions d’évaluation qui lui sont confiées. Cette déclaration est enregistrée et régulièrement actualisée.
Point de vigilance !
Concrètement, cela signifie que l’organisme choisi doit vous garantir pour CHACUN de ses intervenants :
Qu’il n’exerce pas dans un ESSMS du même département que le vôtre
Qu’il n’exerce pas, ou plus, son activité professionnelle depuis cinq années dans votre ESSMS, ni au sein de votre organisme gestionnaire
Qu’il n’a pas d’intérêts directs ou indirects depuis cinq années dans votre ESSMS, ni au sein de votre organisme gestionnaire
Qu’il n’exerce pas au sein des autorités d’autorisation, de tarification et de contrôle des ESSMS, ni au sein de la HAS.
CONFIDENTIALITE : il est strictement interdit, pour l’organisme évaluateur et ses intervenants, de divulguer ou reproduire, l’ensemble ou une partie des éléments recueillies lors de la mission d’évaluation de l’ESSMS, en dehors de ceux nécessaires et attendus dans le rapport d’évaluation. L’anonymisation de l’ensemble des personnes ayant participé à l’évaluation est exigée.
Conseil !
Afin de pouvoir attester de la situation, il vous est possible de demander à l’organisme de rédiger une déclaration sur l’honneur attestant de l’absence de conflit d’intérêt qu’il vous remettra parmi les documents demandés.
Où trouver la liste, mise à jour, des organismes actuellement autorisés pour la mise en œuvre de votre évaluation ?
La HAS actualise régulièrement la liste des organismes autorisés pour les évaluations en ESSMS. Seules les structures présentes sur cette liste sont celles officiellement autorisées à réaliser des évaluations de la qualité en ESSMS.
Aussi, lorsque vous engagez une démarche de mise en concurrence, celle-ci devra être expressément réservée aux seuls organismes inscrits sur cette liste. Soyez donc attentifs à bien vérifier ces éléments et le référencement toujours actuel de l’organisme choisi lors de la contractualisation.
La liste HAS est classée par défaut par département, mais cela ne présage pas de la zone d'intervention de l’organisme évaluateur ! 4 As réalise des évaluations sur l'intégralité du territoire, en France métropolitaine et dans les Départements d'Outre-Mer.
Pour trouver le lien vers le document mis à jour par l’HAS ainsi que les éléments détaillés du cahier des charges pour ces derniers, cliquez directement sur ce lien : https://www.has-sante.fr/jcms/p_3336247/en/les-organismes-accredites.
Bon à savoir !
Notre cabinet 4AS a été parmi les premiers organismes à être référencés par l’HAS montrant ainsi le sérieux de nos prestations et notre expérience confirmée auprès des acteurs nationaux du champ social, médico-social et sanitaire.
De plus, 4AS a réalisé 2 audits internes ISO 17020 depuis 2020 pour les activités d’audit et de pré-audit, vous assurant, d’ores et déjà, le strict respect des attendus du Cahier des Charges mais aussi la conviction de pouvoir satisfaire à l’évaluation du COFRAC à laquelle seront soumis tous les organismes actuellement autorisés.
👉2ème étape : Vérifiez auprès de l’organisme sa conformité aux exigences du Cahier des Charges défini par l’HAS
Réaliser des évaluations dans des structures de type ESSMS répond à des savoirs être et des savoirs faire spécifiques. En effet, le domaine social et médico-social connait ses propres exigences, ses besoins et nécessite une compréhension fine de ses enjeux. Il est donc important de vous assurer que l’organisme choisi atteste d’une pratique régulière de l’évaluation en ESSMS basée sur des compétences et une expérience réelle du secteur.
Point de vigilance !
La sous-traitance entre organismes autorisés n’est pas tolérée pour la réalisation des missions d’évaluation en ESSMS ; l’organisme que vous choisissez devra donc réaliser lui-même l’ensemble de la démarche liée à l’évaluation.
L’équipe d’évaluateurs doit être constituée d’au moins 2 intervenants afin de garantir la confrontation de leurs regards et d’en faire la synthèse.
La désignation d’un référent SMS, au sein des organismes autorisés, fait partie des exigences du Cahier des Charges. Véritable acteur de terrain, ce dernier doit pouvoir démontrer une expérience professionnelle d’au moins cinq années dans le secteur social et médico-social. Donc n’hésitez pas à questionner l’organisme sur le profil, le rôle et les missions du référent désigné.
Bon à savoir !
Chez 4AS, structure expérimentée à taille humaine, nous avons réalisé plus de 700 évaluations externes en ESSMS pour tous types de structures. Nos 2 Cheffes de Projet du Pôle SMS bénéficient chacune d’une expérience confirmée de terrain tout autant opérationnelle que managériale.
Chez 4AS, vous bénéficiez d’un interlocuteur unique, une Cheffe de Projet qui saura vous écouter et guider toutes les étapes du processus d’évaluation.
Au-delà des compétences du référent SMS, les évaluateurs qui se rendront dans votre ESSMS, doivent, eux aussi, répondre aux exigences décrites dans le Cahier des Charges. N’oublions pas que ces derniers seront les interlocuteurs en charge, sur le terrain, de rencontrer le public que vous accompagnez (accompagné traceur), les équipes de professionnels (traceur ciblé) mais aussi les membres de Direction et la Gouvernance (audit système).
L’organisme choisi doit donc pouvoir justifier du professionnalisme des évaluateurs grâce à son système de recrutement, d’intégration, de formation et d’accompagnement mise en place pour chacun d’eux. Le principe d’une surveillance accrue de la qualité des prestations réalisées par ces professionnels est obligatoire pour les organismes autorisés.
N'hésitez pas à vous renseigner sur les processus de recrutement et de suivi des évaluateurs qui viendront réaliser les missions d’évaluations dans votre ESSMS.
Notez bien que conformément au Cahier des Charges : « l’intervenant doit démontrer :
Une expérience professionnelle d’au moins 3 années dans le secteur social et médico-social
Être en activité ou avoir cessé d’exercer une activité professionnelle depuis moins de 3 ans
Disposer des compétences spécifiques nécessaires à l’évaluation de l’organisation des soins pour l’évaluation de la qualité des prestations délivrées dans le secteur médico-social. »
Bon à savoir !
Chez 4AS, nos clients sont informés de l’ensemble des étapes du parcours de nos évaluateurs. Avant le démarrage des missions d’évaluations, vous avez accès aux CV de vos futurs interlocuteurs pour vérifier, en amont, les profils de chacun ; nous sommes transparents avec vous car nous sommes exigeants avec nous-mêmes.
Au-delà du choix de l’organisme, pensez co-élaboration !
Le choix de l’organisme autorisé pour la démarche d’évaluation de votre ESSMS ne pourra pas uniquement dépendre d’une liste de critères comme ceux que nous venons de citer plus haut. Une attention particulière doit se faire concernant le plan d’intervention et ses différentes étapes, l’application de la méthodologie d’évaluation et les modalités de recueil des informations qui vous seront proposés.
Ce choix doit être pensé dans une réelle démarche de co-élaboration entre vous et l’organisme. En effet, vous allez valider sa proposition qui devra vous démontrer son sérieux, son expérience mais aussi et surtout son engagement à comprendre et analyser les spécificités et problématiques propres à votre ESSMS.
C’est pourquoi, chez 4AS, nous mettons à votre disposition des professionnels expérimentés dans votre champ d’action spécifique, ayant connaissance de vos réalités d’intervention et du public accompagné, engagé dans une démarche continue de la qualité et incarnant les valeurs d’écoute, de bienveillance et d’adaptation.
Références règlementaires :
Loi n° 2002-2 du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale
Loi n° 2019-774 du 24 juillet 2019 relative à l’organisation et à la transformation du système de santé (révisant la procédure des évaluations pour les ESSMS et confiant à la Haute Autorité de santé (HAS) la responsabilité de la nouvelle procédure d’évaluation des ESSMS)
Le décret n° 2022-742 du 28 avril 2022 relatif à l’accréditation des organismes pouvant procéder à l’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux