Vous êtes certifié Qualiopi. Votre organisme a été audité initialement en tant que nouvel entrant. Vous commencez (ou commencerez prochainement) à préparer votre audit de surveillance.
Ce message vous est destiné !
L’équipe 4 As souhaite vous partager quelques points de vigilance pour vous aider à préparer au mieux ce moment important pour vos activités de formation.
Tout d’abord, un rappel de l’Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d'audit associées au référentiel national mentionné à l'article D. 6316-1-1 du code du travail. L’Article 2 y précise que « L'audit de surveillance permet de vérifier, une fois la certification délivrée, que le référentiel en vigueur est toujours appliqué »… L’objectif est donc de démontrer à l’auditeur ou l’auditrice la continuité de la conformité de vos processus.
Ensuite, un petit rappel de la notion de « nouvel entrant » spécifiée dans le préambule du Guide de lecture du Référentiel National Qualité dans sa version 7 du 29 mars 2021, actuellement applicable : il s’agit des « prestataires dont l’activité vient de démarrer ».
En effet, en audit initial, votre organisme n’a pas été audité sur l’ensemble des indicateurs applicables à la catégorie ou aux catégories d’action de votre périmètre certifié (OF, CFA, Bilan de compétences et/ou VAE) ayant récemment démarré l’activité concernée.
Le 1er point de vigilance est de vous assurer de disposer de la dernière version applicable du guide de lecture du RNQ.
Le 2ème point de vigilance est de vous assurer de l’effectivité des actions correctives sur lesquelles vous vous êtes engagés, si vous aviez eu des non-conformités en audit initial. Il faut ainsi vous assurer que les actions pour corriger les non-conformités issues de votre audit initial ont bien été mises en place et de pouvoir en apporter les preuves à l’auditeur ou l’auditrice.
Le 3ème point de vigilance est de s’assurer de la conformité de vos processus au regard des indicateurs qui n’avaient été audités lors de l’audit initial (indicateur 32, indicateur 22) ou qui avaient été partiellement audités (exemple : indicateur 2). Assurez-vous de pouvoir démontrer à l’auditeur ou l’auditrice, par des éléments de preuve, non seulement la bonne mise en œuvre des processus que vous aviez présentés en audit initial et surtout de leur conformité aux attendus du Référentiel National Qualité.
2 choses nous semblent essentielles à rappeler :
👉L’audit selon le RNQ fonctionne selon une logique de démonstration et non simplement de déclaration. Par exemple, disposer du kit outils le plus exhaustif et complet ne suffira pas. Il faudra pouvoir expliciter clairement votre organisation et votre fonctionnement à l‘auditeur ou l’auditrice, et en face, apporter les preuves de la mise en œuvre ou de la réalisation de ce que vous expliciterez ou exposerez.
👉Pour mettre toutes les chances de votre côté, un audit se prépare ! Sachant que l’audit de surveillance dure moins longtemps que l’audit initial, il faudra que vous soyez suffisamment disposé pour apporter le maximum d’éléments à l’auditeur ou auditrice dans un temps plus court que votre audit initial.
Le maître mot est « anticiper » !
Pour quelques conseils détaillés sur la préparation de son audit de surveillance, lisez notre article détaillé !
Une des façons de bien préparer son audit consiste également à réaliser un audit à blanc ! N’hésitez pas à nous contacter pour toute demande – nous serons réactifs !
Nous vous souhaitons une bonne préparation, et restons à votre écoute pour toute question.